Hvernig skrifar maður góð svör?

[samiaseo222]

Það hefur líklega allir lent í þeirri stöðu að fá skilaboð sem þú hefur bara ekki tíma til að svara strax. Hvort sem það er vegna þess að þú ert í miðjum fundi, keyrir bíl, eða einfaldlega í fríi, geta sjálfvirk svör verið mikil hjálp. Þau eru ekki bara kurteisleg leið til að segja „ég er upptekinn,“ heldur geta þau einnig gefið viðtakandanum mikilvægar upplýsingar. En hvernig skrifar maður gott sjálfvirkt svar sem er bæði fagmannlegt og skilvirkt? Það er það sem við ætlum að skoða hér.

Taktu upplýsingarnar skýrt fram


Fyrst og fremst verður sjálfvirka svarið að vera Bróðir farsímalisti skýrt og auðlesanlegt. Fólk er vant því að skima yfir skilaboð, svo það er mikilvægt að mikilvægustu upplýsingarnar séu auðfundnar. Byrjaðu á því að þakka viðkomandi fyrir skilaboðin og láttu hann vita að þú hefur séð þau. Til dæmis, "Takk fyrir skilaboðin þín."

Hver er ástæðan fyrir fjarveru þinni?


Í flestum tilfellum er gott að gefa stutta og nákvæma ástæðu fyrir því að þú getur ekki svarað strax. Þú þarft ekki að fara í nákvæmar persónulegar upplýsingar, en eitthvað á borð við "ég er í fríi" eða "ég er á ráðstefnu" er meira en nóg. Þetta hjálpar viðkomandi að skilja af hverju hann þarf að bíða eftir svari og stillir væntingarnar í samræmi við það.

Hvenær má búast við svari?


Þetta er einn mikilvægasti hlutinn af sjálfvirka svarinu. Að gefa áætlaðan tímaramma fyrir svörun er afar mikilvægt. Vertu nákvæmur, til dæmis: "Ég verð kominn aftur 15. ágúst og svara þá skilaboðum þínum." Ef þú ert á fundi, gætirðu sagt: "Ég verð laus eftir klukkan 15:00 í dag."

Hver getur hjálpað í staðinn?
Ef mögulegt er, gefðu upp tengilið fyrir aðra manneskju sem gæti svarað skilaboðunum á meðan þú ert fjarverandi. Þetta er sérstaklega mikilvægt ef fólk þarf skjót svör. Skrifaðu eitthvað á borð við: "Fyrir brýn erindi, vinsamlegast hafðu samband við Jón Jónsson í netfanginu " Þetta er sérstaklega mikilvægt í faglegu umhverfi.



Dæmi um fullkomið svar
Hér er dæmi um fullkomið sjálfvirkt svar sem sameinar allar ofangreindar meginreglur:

"Kæri viðtakandi,

Takk fyrir skilaboðin þín. Ég er í fríi frá og með 10. ágúst og kem aftur til starfa 20. ágúst. Ég mun svara skilaboðum þínum eins fljótt og auðið er eftir að ég kem aftur. Fyrir brýn erindi, vinsamlegast hafðu samband við Guðrúnu Guðmundsdóttur á gudrun@fyrirtækiðmitt.is eða í síma 555-5555.


Af hverju eru sjálfvirk svör mikilvæg?


Að lokum er vert að muna að sjálfvirk svör sýna fagmennsku og virðingu fyrir tíma annarra. Þau koma í veg fyrir misskilning og óþarfa eftirspurnir og geta jafnvel minnkað streitu þegar þú veist að þú þarft ekki að svara öllum strax. Með því að fylgja þessum einföldu reglum getur þú tryggt að sjálfvirk svarið þitt sé gagnlegt og fagmannlegt.