我敢肯定，当 ChatGPT 首次发布时，你们都感到震惊。只需几个简单的指令，人工智能就可以创建易于阅读的句子，总结较长的文本，并利用其学到的知识来回答问题。感觉就像身边多了一个得力助手，它的便捷性让很多人难以割舍。 ChatGPT 等“生成式人工智能”将如何改变内容使用方式？本文的主题是：AI（人工智能）/ML（机器学习）给数据分析和利用的世界带来了哪些变化？我相信，只要我们记住这一点，答案就很清楚了。
图 1 AI/ML 如何改变数据利用率？图 1 AI/ML 如何改变数据利用率？
图 1 的“之前”部分展示了一个以数据仓库（DWH）为中心的典型数据分析和利用平台。构建针对数据使用目的而优化的数据集市。使用 BI 工具进行分析并验证假设。生成您的调查结果报告并与其他利益相关者分享。成员在参加分析会议之前阅读并理解它。有时，假设会被拒绝，这意味着必须回去重新开始使用 BI 工具。因此，将数据转化为“知识”并获得“洞察力”需要很长时间。为了解决这个问题而设计的敏捷方法是图 1 的“之后”部分所示的“数据湖”。数据的民主化得到了推进，创建了一个用户不仅可以自己进行分析，还可以自己进行数据准备的环境。最具革命性的是，AI/ML 简化了从沙盒数据中提取“知识”的过程。在数据分析领域，有这样一句经常被引用的比喻：“我们发现，同时购买啤酒和一次性尿布的顾客更有可能在节假日这样做。” AI/ML 大大缩短了发现这些“以前从未有人知道过的新见解”所需的时间。我们相信“生成式人工智能”将为内容世界带来巨大的时间节省。
图 2：生成式人工智能将如何改变内容利用率？图 2：生成式人工智能将如何改变内容利用率？
图 2 中的“之前”图表展示了内容未集中管理的世界。 “特定目的的内容管理”是通过在多个地方管理内容来实现的，例如聊天工具、CRM 和文件服务器。正如我们在卷中所解释的那样2、 “内容管理的两个转折点”，这导致人们浪费时间去寻找他们需要的信息。内容还有另一个主要消耗：时间。那是理解的时候了。例如，即使您花 1 分钟阅读每一页，也需要 1 小时 40 分钟才能读完一份 100 页的文档。然而，这种情况只会持续到你读完它为止。通过研究不清楚的地方、询问熟悉此事的专家以及重读材料，需要花费额外的时间来“理解内容”。
图 2 中的“之后”状态展示了内容管理集中化以创建“内容湖”并利用生成式 AI 的世界。毋庸置疑，集中管理会减少“搜索时间”，但让人工智能总结文档并回答有关其内容的问题也可以显著减少“理解时间”。使用ChatGPT时，需要进行复制粘贴等繁琐的操作，但如果内容管理系统具备与生成式AI联动的功能，则只需给出“总结本文档”或“总结A先生在本文档中的陈述”等指令即可，操作将变得简单。
最重要的是，用户访问权限在内容管理系统上有严格定义，其优势在于允许生成式人工智能以一致的安全策略使用。例如，如果存在不一致的情况，例如生成人工 电话号码数据库 智能查看用户无法访问的机密文件并根据其内容回答问题，这将是一个严重的安全漏洞。为了防止这种情况，最好将内容基础设施和生成人工智能紧密结合起来。
生成式人工智能消除了内容管理需求的误解
如果有一个系统，让生成式人工智能可以在公司内部搜索信息并回答有关工作的问题，那不是很方便吗？基于此想法，许多公司正在尝试通过结合交叉搜索和生成式AI来构建“企业级聊天GPT”。如果可能的话，是否就不需要集中内容来提高信息可搜索性了？有些人开始这样想。
但我认为这是一个很大的误解。生成式人工智能擅长创建和总结句子，但无法搜索。最终，创建该系统的唯一方法是使用传统的跨站点搜索引擎来抓取各种信息源并预先生成搜索索引。然而，与互联网不同，公司内部的信息具有非常具体的访问权限。为了进行考虑到用户访问权限的搜索，需要为每个用户创建搜索索引，但这对于爬虫型搜索引擎来说很困难，必须定义单一范围的搜索范围。这不可避免地导致了“不该看的，不显示”的原则，这意味着它只能应用于“广泛而浅显”的用例，例如“工作规则GPT”，它仅针对所有员工都有访问权限的信息。
图 3. 联合搜索与生成式人工智能相结合的方法图 3. 联合搜索与生成式人工智能相结合的方法
为了执行考虑访问权限的“深度”搜索，需要一种机制，该机制可以使用统一的安全策略定义和实现每个用户对内容的访问权限，换句话说，就是内容基础设施。而如果生成式AI和内容基础设施紧密结合，就有可能打造出理想且安全的“商业用途ChatGPT”，仅根据用户有权访问的内容提供摘要和答案。此外，对于在公司范围内实施 Box 的公司来说，只需搜索现有的关键词即可找到所需的内容，因此在“搜索和探索”方面，“ChatGPT for Business”往往不太受重视。对于“总结理解”的用例，对《Box使用方法》中介绍的“Box AI”功能寄予厚望。
图 4. 内容基础设施与生成式人工智能相结合的方法图 4. 内容基础设施与生成式人工智能相结合的方法
Box技巧：使用Box AI快速理解文档内容
从 2023 年 11 月开始，“Box AI for Documents”和“Box AI for Notes”两个功能的测试版将向 Enterprise Plus 版用户开放。要开始使用它，管理员必须首先在管理控制台的“企业设置”屏幕上启用它。实际流程如下图5所示。
图 5 管理控制台“启用 Box AI”图 5 管理控制台“启用 Box AI”
“Box AI for Documents”是一项使用生成式人工智能来总结和回答有关 Box 中存储的文档文件的问题的功能。它非常容易使用。单击预览屏幕顶部出现的 Box AI 按钮以启动提示屏幕，如图 6 所示。只需使用提示提供摘要、解释或提出问题，Box AI 就会做出回应。您可以从头到尾阅读文档并了解要点，而无需加载许多页面。即使你想在读完之后理解内容，而不是仅仅得到一个概述，你也可以在开始阅读之前集中注意要点，这将帮助你更好地理解。此功能可汇总并解答有关单个文档的问题，但未来将推出创建门户屏幕的功能“Box Hubs”，并添加“Box AI in Hubs”（暂定名称）功能，以便对映射到该“中心（门户）”的多个文档进行类似的处理。该新功能目前计划于明年（2024 年）推出测试版。