सही शब्दों की शक्ति
ज़रा सोचिए कि आप कितनी बार टेक्स्ट मैसेज भेजते हैं। यह किसी दोस्त, परिवार के फोन नंबर सूची खरीदें सदस्य या सहकर्मी को हो सकता है। हर संदेश एक मौका होता है कि उसे स्पष्ट रूप से समझा जाए। सही शब्दों का इस्तेमाल अच्छी बातचीत का सबसे ज़रूरी हिस्सा है।
स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से लिखें
जब आप कोई संदेश लिखते हैं, तो आपका मुख्य उद्देश्य उसे तुरंत समझ में आना होता है। लोग अक्सर व्यस्त रहते हैं और उनके पास लंबे संदेश पढ़ने का समय नहीं होता। इसलिए, अपने वाक्यों को छोटा और सटीक रखें। सरल शब्दों का प्रयोग करें और शब्दजाल से बचें। इसके अलावा, भेजने से पहले अपने संदेश को दोबारा पढ़ें ताकि कोई गलती न हो। यह छोटा सा कदम बाद में होने वाली बहुत सी उलझनों से बचा सकता है।
व्यावसायिक परिस्थितियों में टेक्स्ट स्पीक और इमोजी से बचें
दोस्तों के साथ "lol" या "brb" जैसी अपशब्दों का इस्तेमाल ठीक है। हालाँकि, व्यावसायिक संचार के लिए यह उपयुक्त नहीं है। इसी तरह, बहुत सारे इमोजी का इस्तेमाल करने से एक पेशेवर संदेश अव्यवसायिक लग सकता है। इसलिए, संदेश भेजने से पहले हमेशा अपने श्रोताओं के बारे में सोचें। व्यावसायिक संदर्भ में, मानक अंग्रेजी का ही प्रयोग करना सबसे अच्छा है।
विराम चिह्न मायने रखते हैं
मानो या न मानो, विराम चिह्न किसी भी पाठ का अर्थ बदल सकते हैं। एक साधारण अल्पविराम या पूर्ण विराम वाक्य को पढ़ने में बहुत आसान बना सकता है। सभी बड़े अक्षरों का प्रयोग अक्सर चिल्लाने जैसा माना जाता है। इसलिए, इनसे बचना ही बेहतर है। उचित विराम चिह्न दर्शाते हैं कि आप जो लिख रहे हैं, उसके प्रति आपकी चिंता है। यह आपके पाठक को आपके संदेश के सही लहजे को समझने में भी मदद करता है।
समय सब कुछ है
संदेश भेजते समय, दिन के समय का ध्यान रखें। देर रात संदेश भेजने से किसी की नींद में खलल पड़ सकता है। इसके विपरीत, काम से जुड़े विषयों के लिए आमतौर पर व्यावसायिक घंटों के दौरान संदेश भेजना सबसे अच्छा होता है। दूसरे व्यक्ति के कार्यक्रम के बारे में सोचना सम्मान दर्शाता है। यह अभ्यास यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि आपका संदेश सही समय पर पढ़ा जाए।
एक बेहतरीन संबंध बनाना
एसएमएस रिश्ते बनाने का एक बेहतरीन ज़रिया है। यह त्वरित और व्यक्तिगत बातचीत की सुविधा देता है। एक अच्छा रिश्ता बनाने के लिए, आपको सिर्फ़ शब्दों के अलावा और भी बहुत कुछ सोचना होगा। आपको दूसरे व्यक्ति के नज़रिए पर भी ध्यान देना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक दोस्ताना लहज़ा बहुत बड़ा बदलाव ला सकता है।
हमेशा अपना परिचय दें
अगर आप किसी को पहली बार मैसेज कर रहे हैं, तो बताएँ कि आप कौन हैं। यह व्यावसायिक संचार के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। कल्पना कीजिए कि आपको किसी अनजान नंबर से कोई प्रश्न पूछने वाला मैसेज मिले। यह भ्रमित करने वाला होगा। इसलिए, एक साधारण "नमस्ते, मैं [आपका नाम] बोल रहा हूँ, [आपकी कंपनी] से" बहुत बड़ा बदलाव ला सकता है।
सीटीए की शक्ति
कॉल टू एक्शन (CTA) एक स्पष्ट निर्देश है। यह पाठक को बताता है कि आप उनसे आगे क्या चाहते हैं। उदाहरण के लिए, "कृपया अपनी उपलब्धता बताएँ" या "अधिक जानकारी के लिए इस लिंक पर क्लिक करें।" एक प्रभावी CTA पाठक के लिए अनुमान लगाने की ज़रूरत को ख़त्म कर देता है। उन्हें ठीक-ठीक पता होता है कि उन्हें क्या करना है।
स्वीकार करें और प्रतिक्रिया दें
जब आपको कोई संदेश मिले, तो समय पर जवाब देना शिष्टाचारपूर्ण होता है। एक छोटा सा "समझ गया!" भी बता देता है कि आपने संदेश देख लिया है। हालाँकि, अगर आपको जवाब के बारे में सोचने के लिए और समय चाहिए, तो आप कह सकते हैं, "मैं जल्द ही आपसे संपर्क करूँगा।" इससे बातचीत आगे बढ़ती है और यह पता चलता है कि आप बातचीत में रुचि रखते हैं।
इसे निजी रखें
एसएमएस संचार का एक निजी माध्यम है। यह संवेदनशील जानकारी भेजने का माध्यम नहीं है। पासवर्ड या व्यक्तिगत वित्तीय विवरण जैसी चीज़ें भेजने से बचें। इसके बजाय, इस प्रकार की बातचीत के लिए अधिक सुरक्षित माध्यमों का उपयोग करें। इससे आपकी व्यक्तिगत जानकारी सुरक्षित रहती है।
भेजने से पहले समीक्षा करें
अंत में, अपने संदेश की हमेशा समीक्षा करें। जल्दी से पढ़ने से टाइपिंग की गलतियाँ पकड़ने में मदद मिलती है। इससे यह भी सुनिश्चित होता है कि लहजा सही है। एक अच्छी तरह से लिखा गया पाठ एक विचारशील संचारक की निशानी है। अंततः, यह अभ्यास बेहतर बातचीत की ओर ले जाता है।